Cảnh quan không gian làm việc ngăn nắp, gọn gàng
Để áp dụng mô hình 5S, từ cuối năm 2016, cán bộ, nhân viên Phòng Chứng nhận đã bắt tay xây dựng tiêu chí thực hiện 3S, gồm: Tiêu chí phân loại các đồ vật cần thiết và không cần thiết; nguyên tắc tổ chức, sắp xếp các đồ vật cần thiết, dấu hiệu nhận biết thích hợp; quy định vệ sinh; xây dựng tiêu chí đánh giá vệ sinh; thực hiện ngày tổng vệ sinh;… đồng thời, duy trì thực hiện liên tục tiêu chí 3S và tiến hành đánh giá định kỳ hoạt động 5S theo kế hoạch 1 tháng/ lần.
Sắp xếp tài liệu lưu trữ cho ngăn nắp, hợp lý là công việc thường xuyên của PCN
Theo quy định 3S đã xây dựng, từ cuối năm 2016 đến nay, cán bộ nhân viên Phòng Chứng nhận đã duy trì thực hiện các công việc gồm:
|
5S Kaizen là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn. Việc áp dụng 5S Kaizen trong văn phòng đóng vai trò vô cùng quan trọng vì nó tạo nên một sự quản lý thống nhất, logic trong công tác quản trị.
|
“S1- Sàng lọc”: Phân loại các đồ vật theo cấp độ cần thiết hay không cần thiết, đánh giá tần suất sử dụng các đồ vật (hiếm khi, thỉnh thoảng, hay dùng, rất hay dùng) để tiến hành loại bỏ những đồ vật không dùng đến; sắp xếp các đồ vật, hồ sơ lưu trữ (đã được phân loại) một cách hợp lý, khoa học.
“S2 - Sắp xếp”: Được thực hiện theo nguyên tắc ưu tiên các đồ vật cần thiết theo từng khu vực đã được quy định: Khu vực làm việc, lưu trữ hồ sơ, văn phòng phẩm, in ấn, để dụng cụ vệ sinh...
Trên cơ sở các quy định đã xây dựng, Phòng Chứng nhận đã quy định cụ thể về cách sắp xếp từng loại tài liệu, khu vực để tài liệu (cả tài liệu bản cứng và tài liệu bản mềm). Để thuận tiện cho việc truy xuất, sử dụng và lưu trữ hồ sơ theo quy định, hồ sơ chứng nhận đã được phân loại, dán nhãn hồ sơ và sắp xếp theo đúng nguyên tắc “Dễ tìm, thấy thấy, dễ lấy và dễ trả lại”.
Giá để tài liệu luôn được sắp xếp theo tiêu chí "Dễ tìm,dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại"
“S3 – Sạch sẽ”: Công việc này được Phòng Chứng nhận quy định cụ thể thông qua “thẻ trực nhật” hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Theo đó, việc quét dọn văn phòng, vệ sinh đồ dùng cá nhân, vệ sinh các thiết bị văn phòng… đều được quy định cụ thể và phân công rõ ràng đến từng thành viên.
Sau quá trình đào tạo nhận thức và áp dụng 5S cho toàn thể cán bộ và nhân viên, môi trường làm việc của Phòng Chứng nhận đã được cải tiến rõ rệt. Bàn làm việc của các cá nhân luôn được giữ gìn ngăn nắp, gọn gàng, sạch sẽ. Các tài liệu hồ sơ đã được sắp xếp gọn gàng, dễ truy xuất và đảm bảo được lưu trữ theo quy định.
Bàn làm việc của các cá nhân luôn được sắp xếp gọn gàng
Đã trở thành thói quen, trước khi kết thúc ngày làm việc, mọi thành viên của Phòng Chứng nhận đều duy trì và thực hiện thu dọn gọn gàng bàn làm việc của mình, trả các vật dụng, tài liệu hồ sơ về đúng nơi quy định.
Việc áp dụng 5S là bước đầu cải tiến quan trọng của Phòng Chứng nhận trong việc sắp xếp tài liệu hồ sơ, qua đó đã xây dựng được thói quen trong nhận biết giải quyết các công việc ưu tiên. Phân định rõ ràng công việc nào cần giải quyết trước, công việc nào giải quyết sau để lập kế hoạch, phân bổ thời gian cho từng công việc.
Là tổ chức cung cấp dịch vụ khoa học công nghệ tin cậy cho tất cả các bên liên quan, việc xây dựng và áp dụng 5S tại Phòng Chứng nhận đã góp phần quan trọng vào việc xây dựng ý thức cải tiến cho mọi thành viên tại nơi làm việc. Qua đó, xây dựng tinh thần đồng đội giữa các thành viên để không ngừng nâng cao tính chuyên nghiệp, chính xác và tin cậy của hoạt động chứng nhận. Ý thức về 5S đã và đang lan rộng trong toàn thể các phòng ban khác của VinaCert.
>>>>Mời xem thêm một số hình ảnh về thực hành 5S của Phòng chứng nhận;
Khu vực để văn phòng phẩm của Phòng Chứng nhận
Giá để tài liệu, hồ sơ lưu trữ
Không gian bàn làm việc của cá nhân luôn được thu dọn sạch sẽ, gọn gàng
Khu vực không gian dùng chung để máy in và máy Scan